笔记和任务
笔记和任务之间的分界线已经越来越模糊。
开会时，在笔记中写下一句「周五前把完善的报价单发给客户」；写某篇文章草稿时，有了一个灵感，顺手留一个下篇文章候选的主题；做旅行计划时，又在文档里勾出「订酒店」和「买保险」。这些东西最初看上去很像是笔记的一部分，但写下来的那一刻，它们又变成了任务。
待办事项如果留在原文档里，那么显然上下文很完整，却也很容易被淹没在笔记海洋里；如果复制到 Things、Todoist 或 Microsoft To Do 这类专门的 Todo App 里，确实不会忘记，但列表里往往只剩一句没头没尾的「跟进一下」「搞一下」（我最讨厌这种偷懒的表达），过几天还得回头找它到底在说什么，如要补充或回想上下文的话，还是会额外耗费很多精力。
所以，很多笔记软件走到后来，都会忍不住把手伸向任务管理。Notion 有跨数据库汇总的 My Tasks，Evernote 也早就可以让任务留在笔记中、但同时出现在统一的 Tasks 视图里，Capacities 最近也把「带上下文的任务」做成重点功能。
现在，我个人比较欣赏的笔记文档工具 Craft 终于走出了这一步，Craft 3.5 推出了更复杂的「任务视图」 。
这次最重要的变化，不是 Craft 终于可以在文档里打勾了——这个早就能做到——而是它终于把散落在整个 Space、各个文档、Daily Notes、Page 和 Collection 里的待办，真正收进了一个可以统一管理的地方。
以前的问题：写任务方便，找起来麻烦
Craft 的任务一直有一个很自然的起点：它首先是文档里的一个 Block。
我们可以在项目方案、会议记录、读书笔记或每日笔记里，把一行文字直接变成待办。任务可以设置 Schedule、Deadline 和 Reminder，也可以重复；下面还能继续放说明、链接、子任务甚至更多页面内容。
这套设计很适合真实工作，因为任务并不是凭空出现的，有真实上下文。
比如：「修改文案」通常来自一次产品讨论；「联系供应商」来自一份采购计划；「补一张对比图」来自正在写的文章。让任务留在这些文档里，显然比把它单独抄到一个列表里更合理。这点对于其他类似的笔记工具都完全适用，这里只是拿 Craft 作为一个说明的例子。
不过，任务只要一多起来，文档上下文的优势也会立刻变成弱点。
我们记得自己还有事情没做，却未必记得它藏在哪一篇文档里。过去 Craft 已经有 Inbox、Calendar 和一些按文档查看任务的能力，但如果想确认「整个资料库里还有哪些待办没有完成」，体验仍然不够直接。查询和过滤是一种对用户有一定要求的主动行为。
这也是 Craft 用户社区里长期出现的抱怨：任务可以散落在任何地方，却缺少一个真正完整的总览。很有意思的是，在 3.5 发布之后，我看到 Craft 社区里的一条反馈就是：终于来了。
All Tasks：所有文档多了一层索引维度
Craft 3.5 现在提供四个主要任务入口：
- Inbox：先快速记下来、暂时还没有归属的任务
- Today：今天计划处理的任务，包括之前遗留下来的项目
- Upcoming：未来几天、几周或几个月已经安排好的任务
- All Tasks：整个 Space 里所有文档中的任务
All Tasks 才是这次更新的核心。
它会把散落在不同文档里的任务集中到一张列表中，可以按照文档分组，按照计划日期或截止日期排序，也能使用筛选，并把重要文档固定在顶部。藏在 Page 或 Collection Item 下面的任务，还会带着一个「来源标记」，这个标记提醒我们它并不是一条孤零零的待办。
All Tasks 替笔记建立了一层统一索引。在任务中心打勾、改日期或者调整安排，原文档里的同一条任务也会同步变化；从原文档操作，Today 和 Calendar 里的状态也会一起更新。
这就解决了笔记与任务之间最麻烦的矛盾：执行时需要总览，真正动手时又需要上下文。
我在四五年前的那个创业产品里，就已经强烈建议产品经理，应该做到笔记中的内容可以被另一个视图快速整合，例如：Todo，例如某个标记，又例如某个项目索引……这种 Block 级别引用再整合才是真正的生产力。不过很遗憾，后来产品由于其他原因脱离了设想的轨道，那是另外一个故事。
Craft 3.5 已经做到了一部分，而且有潜力做得更多。实际上，已经有部分产品可以做到了「再索引」「再整合」，但是对用户的要求比较高，一般不太讨好，比如：Obsidian 的 Dataview，LogSeq、Tana Outliner 的「超级标签」，Roam Research 的块级引用和查询……
从文档里来，还要回到文档里去
只有 All Tasks，还不足以让 Craft 变成一套真正可用的任务系统。一个待办列表如果录入慢、改日期麻烦、每次都要打开多个面板，很快就会被用户放弃。
所以这次更新还有一批看起来零散、实际很重要的改进。
在 Craft 的任何位置按下 Command + J，可以直接创建任务；选中一个 Block，也能用快捷键把它转换为任务并安排日期。新的任务窗口会浮在当前工作内容上方，不需要离开正在编辑的文档。
多选也终于变得实用了。我们可以一次选中多条任务，批量安排日期、设置 Deadline、完成或移动。Today 视图在取消分组之后支持手工排序，这个顺序还会反映到 Calendar 和 Daily Note 中。
Calendar 这一层也被重新整理。安排了日期的任务会和日历事件、每日笔记放在一起；当天完成的任务会留在当天，形成一份简易的工作记录。Apple Reminders 中今天和未来的提醒事项，也能出现在相关视图中。
日期选择器现在支持自然语言输入，可以在安排任务时顺便设置具体时间的提醒。到了 3.5.2，Craft 又补上了几个细节：任务改期时，原本属于当天的提醒会跟着移动；选中多条任务后，还可以直接把它们生成一篇新文档。
笔记软件为什么都想吃掉任务管理？
从用户角度看，最直接的原因当然是少切换一个 App。加入任务之后，笔记就从静态信息变成了工作现场。
我一直往待办事项的「描述」字段里面填入事件的「上下文」，举个很常见的例子，如果去订酒店，很自然就会在描述字段中把酒店的名称、订单号、日期、地址之类的信息补充进去。任务提醒时，就不用再去翻其他订票 App 或网站查询信息了，直接就可以在待办事项现场进行参考或处理。
但我觉得更深一层的原因是：笔记记录的是「我知道了什么」，任务记录的是「接下来要做什么」。如果一款笔记软件只能保存前者，它就很容易变成一个不断囤积、很少回访的资料仓库。
再举一个常见的例子，会议记录也不只是会后归档，它应该在明天把需要跟进的事项重新推到我们面前；项目文档也不只是背景资料，它应该还告诉我们下一步要做什么；Daily Note、Calendar、Reminder 和文档之间才能开始形成交互循环。
而且到了 AI 时代，笔记和任务的边界会继续变模糊。
AI 可以从会议记录里提取行动项，从研究文档里生成下一步计划，也可以根据截止日期重新安排今天的工作。可是，如果笔记在 Craft，任务在 Todoist，日历在另一个 App，AI 想理解整个项目，就必须跨越多个系统、处理多套权限和数据结构。
把内容、任务和日历放在同一个上下文里，显然更容易讲出「AI 工作空间」的故事。这也是为什么任务管理不是笔记软件随手添加的一个小功能，而正在变成它们争夺工作入口的关键一层。我个人推崇的是，信息可以被统一索引访问，最好在本地，未必是在一个封闭的 App 里，但无论如何不应该被割裂在几个封闭的App里。
这就是，虽然 All-in-one 的诱惑很大，代价也同样明显：软件会越来越复杂，原本只想安静写字的用户，可能并不欢迎侧边栏里不断增加的新入口。而且随着 AI 能力越来越强，我们大脑对上下文的处理可能越来越依赖 AI，笔记软件或待办事项都得向后退一步。
试想，如果我们把所有的行程安排、会议记录以及所有的事情，一股脑都跟同一个 AI 助理说，让它来整理安排事项，那么 AI 就是一个秘书。我们不用记那些事情，不需要使用什么 App 工具；许多公司的管理层就是这样运作的，只不过他们有一个真人秘书罢了。
这就像是个鱼吃鱼的过程，一环想吃掉另一环，最终总有一环想取代我们所有身边发生的事情。所以与其说，笔记和任务的边界变得模糊，不如说对一些人而言所有事情的边界可能都将变得模糊。
Things、Todoist 之类的工具还有用武之地吗？
专业任务管理器经过多年打磨，在快速录入、视图、优先级、标签、筛选、重复规则和细节交互上，仍然更成熟。Things3、Todoist（下图）、TickTick 并不会因为 Craft 多了一个 All Tasks 就突然失去价值，甚至对原本的核心用户群都很难有影响。
待办事项的核心用户是任务已经庞杂到无法轻易管理的那一类人。如果笔记中的待办事项达到那个层级的话，笔记本身也已经膨胀到另一个高度了，可能更适合一个庞大的业务系统，而不是单纯的一个笔记软件或个人待办提醒系统可以解决的。
Craft 3.5 这次改进，其实尤其适合不想维护一套复杂 GTD 系统、只希望别再忘记文档里那些待办的人，但总的来说是一个轻量系统。
如果工作需要团队分派、复杂依赖、精细标签、成熟自动化，或者已经在 Things、Todoist、TickTick 中形成了稳定习惯，还是得靠那些专业的任务管理工具甚至业务系统。就目前而言，这点对其他笔记自带任务管理的工具也同样适用。
最后
总的来说，Craft 3.5 这次的方向，我觉得是非常合理的。大量任务本来就诞生在文档里。把它们重新索引、统一安排，又不丢失原始上下文，是一个自然而然的需求。
All Tasks 做的事情听起来很普通，无非是把所有待办放到一起。但对于文档型笔记软件来说，这恰好是非常棒的「快捷方式」。
而最终不少笔记App其实不仅想吃掉任务管理，还想吃掉一切。在 AI 加持下，这个趋势越发明显，看看 Notion 就知道了。Notion 变成了一个工作台，如果接受它的理念和便利，那么所有一切事情几乎都要经过它，关于这点，我想我会另外撰文讨论一下。
不管怎么样，Craft 是我挺欣赏的一个工具，很期待能看到它有更多关于生产力提升方向的发展。